Control de accesos, Gestión de proveedores, Gestión de Partners, Validación de solicitudes, Firma digital avanzada…
Credoffice© Smart Credentials
Módulo de configuración de eventos
Desde esta sección se permite a cada administrador con permisos gestionar los parámetros de funcionamiento de cada evento.
1. Descriptor del evento
2. Fechas de inicio y de fin del evento, periodo de acreditación y demás vigencias.
3. Plantillas por defecto para textos como los términos legales, correos de notificación, etc.
4. Demás parámetros de funcionamiento que serían comunes a todos los colectivos y tipos de acreditación del evento.
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Control de accesos
Módulo que permite la gestión completa del control de accesos de las acreditaciones o cualquier otro canal de entradas externo que se integre con Credoffice©.
Distintos tipos de validación (pase permanente, válido para el evento o sesión, valido para unas fechas concretas) que se pueden aplicar a nivel de colectivo o individualmente a una acreditación o ticket.
Posibilidad de definir infinitos perfiles horarios de acceso, en los que se asignan los días y horario de accesos permitido para cada puerta. Se pueden aplicar a nivel de colectivo o individualmente a una acreditación o entrada.
Configuración de Perfiles Zonales, con los que asignar los permisos de acceso a nivel de zona, aplicándose a todas las puertas de entrada de la misma. Se pueden aplicar a nivel de colectivo o individualmente a una acreditación o tipo de ticket.
Panel de notificaciones, desde donde poder ver en tiempo real y de forma centralizada todos los accesos y fichajes realizados en las distintas puertas de acceso y terminales de validación (pdas, tornos, etc…)
App para IOS/Android
App multipropósito para realizar el control de accesos de cualquier acreditación o entrada integrada en Credoffice©.
Control de accesos: validación de entrada o salida de cualquier acreditación o entrada propia de Credoffice© o integrada a través de algún canal.
Control presencia: validación de los turnos de trabajo en un evento o recinto.
Control de uso: control del uso de tickets de una compra realizada a través de nuestro e-Commerce u otro canal integrado.
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Gestión de partners
Delega la gestión de las acreditaciones de tus socios o invitados en ellos mismos, dándoles acceso a la plataforma de forma segura y controlada con los límites establecidos por tu equipo
Acceso restringido a WebPortal©: mediante un login autorizado tus socios o invitados podrán auto-gestionar sus acreditaciones dentro de los límites establecidos por tu equipo y siempre dentro de la ruta de validación establecida.
Automatización de envíos de correos: podrás configurar tus propias plantillas HTML para el envío de credenciales, invitaciones al evento o cualquier otra notificación, permitiendo el envío en bloque de forma automatizada.
Formularios de solicitud de acreditación, configura los formularios específicos de cada partner para la solicitud de sus distintos tipos de acreditación (personas, vehículos, etc..). Con estos formularios públicos ellos podrán delegar a su vez el registro de sus invitados.
Control de límites solicitados, través de la herramienta de gestión de plantillas de límites, podrás establecer el número de acreditaciones permitidas por cada tipo de acreditación (formulario) asignado al partner.
Download center, mediante este módulo incluido en el WebPortal©, el partner podrá descargar él mismo las acreditaciones que hayan sido validadas o estén aptas para su uso, descargando a tu equipo de esta tarea y aumentando la satisfacción de tus socios o invitados al permitirles auto-gestión.
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Control de proveedores
Gestión distribuida entre tu equipo de las acreditaciones de los distintos proveedores de tu evento o recinto, asegurando el cumplimiento de la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
Formularios de alta de empresa, di adiós a las hojas Excel para el alta de las empresas, permitiendo a tus proveedores solicitar el alta junto con sus subcontratas a través de un formulario web. Tu equipo solo tendrá que validar el alta para continuar con el proceso de solicitud de acreditaciones.
Formularios de solicitud de acreditación, configura los formularios específicos de cada empresa para la solicitud de sus distintos tipos de acreditación (personas, vehículos, etc…).
Nivel de riesgo CAE, establece el nivel de riesgo CAE según la actividad de la empresa, determinando el workflow de validación que deberá seguir la empresa para la consecución de sus acreditaciones. Estos niveles de riesgo se podrán configurar en sincronía con tu plataforma de PRL.
Integración con el servicio de prevención, nos integramos con tu plataforma de PRL de forma que ninguna acreditación o empresa podrá estar activa y con acceso al recinto si no cumple los requisitos necesarios de prevención por su actividad en el recinto.
Asignación automática de responsable, podrás crear plantillas de gestión de proveedores donde se asigne de forma automática todos sus parámetros al solicitar el alta, incluyendo el usuario dentro de tu equipo encargado de la validación de las acreditaciones.
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Validación de solicitudes
Controla la validez de las solicitudes de acreditación registradas por cualquiera de los canales, estableciendo rutas de liberación entre los usuarios de tu equipo. Cada departamento o área podrá gestionar sus propias acreditaciones
Rutas de validación de solicitudes de acreditación: establece y asigna por colectivo o por tipo de acreditación la estrategia de qué usuarios de tu equipo deben validar la solicitud para activar la acreditación. Podrás crear tantas rutas como escenarios de control necesites.
Una plantilla de correo en formato HTML para cada estado: para cada tipo de acreditación podrás personalizar el correo enviado al solicitante en cada fase del workflow de validación, ajustando el estilo de comunicación dependiendo de quien solicita las acreditaciones.
Firma, aceptación o denegación de la solicitud: tres acciones diferenciadas en el proceso de validación que te permitirá dividir las responsabilidades entre usuarios de una misma ruta.
Gestión de las zonas permitidas: en la propia acción de firma, el usuario podrá establecer las zonas permitidas de la acreditación cuando sea validada por completo, agilizando el proceso de asignación de permisos de acceso a través de plantillas de zonas permitidas configurables.
Integración con el módulo de PRL de tu empresa: nos integramos con el software que utilices con tu servicio de Prevención de Riesgos Laborales, de forma que no pueda existir ninguna acreditación activa de un trabajador o empresa que no cumpla la normativa. No se podrá activar ninguna acreditación desde este módulo que no tenga “en verde” el CAE de la empresa o trabajador.
Firma digital avanzada en el workflow de validación: añade una capa más de seguridad, con un paso de firma digital avanzada que deberá realizar el solicitante, asegurándote que queda firmado el documento de aceptación de condiciones según el estándar europeo eIDAS.
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Formulario de registros
Publica en la web los tipos de acreditación como formularios, estableciendo otro canal más de registro de solicitudes de acreditación con el Look&Feel de tu evento o recinto
Look&Field adaptado a tu identidad corporativa: configura cada formulario con los estilos corporativos de tu recinto o evento, personalizando logos, fondos, paleta de colores, fuentes…
Campos del formulario configurables por tipo de acreditación: asigna los campos obligatorios y opcionales visibles del formulario, que podrás configurar de un tipo determinado dependiendo del dato solicitado. Agrupa los campos en categorías, establece un límite de caracteres máximo, normaliza los datos introducidos… y mucho más que podrás utilizar para publicar un formulario ágil y data-safe.
Automatización de la vigencia del formulario: con la herramienta de control de aforo de la inscripción podrás automatizar cuándo está disponible el formulario al público, y bajo qué condiciones (fechas de vigencia, máximo de solicitudes, parada manual o redirección a otra url)
Dominios de correo NO permitidos: filtra qué dominios de correo están autorizados a solicitar acreditaciones, asegurando inscripciones con correos corporativos únicamente.
Solicitud de documentos desde el formulario: para cada tipo de acreditación se pueden establecer que documentos (título, descripción y formato) debe subir el solicitante juntos con los campos requeridos, quedando esta documentación adjunta a la solicitud para su revisión en el módulo de validación.
Multi-idioma: podrás activar los idiomas necesarios para un registro internacional de solicitudes.
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Firma digital avanzada
Solución completa de firma digital avanzada según la normativa europea eIDAS, integrable en cualquiera de los procesos de validación de solicitudes o gestión de backoffice
Normativa europea eIDAS: en estricto cumplimiento del nivel 2 de firma avanzada del estándar europeo y con Grupo SIA (INDRA) como tercero de confianza certificando cada firma.
Estrategias de firma diferenciadas para cada tipo de documento: cada documento podrá tener una estrategia con un número de firmas y usuarios firmantes determinados, permitiendo saber cuándo se ha completado la firma por todos los integrantes de la estrategia.
Sobres virtuales: estructura la jerarquía de documentos en Envelopes, reproduciendo el proceso de firma en papel en el mundo digital. Podrás crear plantillas de sobres con documentos tipo, que acelerarán la configuración de nuevos procesos de firma.
Sistema multi-firma y multi-acto: En un escenario de documento multi-firma, mediante las estrategias podrás decidir si todas las firmas del documento se realizan en el mismo acto o por separado.
App para IOS y Android y adaptada al formato de tabletas, que permitirá al departamento de RRHH eliminar por completo los contratos en firmados en papel, y al firmante poder identificarse con su pasarte digital incluido en la app.
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Gestión de pases premium
Conectado con nuestro e-Commerce multi-producto, este módulo permitirá al Departamento de Marketing gestionar de forma separada los pases premium de pago, dentro de los acuerdos comerciales establecidos con los partners
Modo validación y modo pago online, los pedidos podrán confirmarse de dos modos, validación desde WebPortal por parte del responsable comercial, o pago online conectando con la pasarela de pago.
Conectado con tu pasarela de pago preferida, en modo pago online se podrá redirigir al partner a tu pasarela de pago preferida, que integraremos dentro de la plataforma para una experiencia de usuario fluida y uniforme.
Workflow de validación para preacuerdos comerciales, en modo validación se establece un sencillo proceso de aceptación con cuatro estados: borrador, pendiente de validación, confirmado o denegado.
Notificaciones por correo configurables: todos los cambios de estado serán notificados tanto al partner como al supervisor mediante correos con plantillas HTML configurables.
Acceso restringido a partners desde el WebPortal©: los partners con acceso autorizado al WebPortal© podrán ver únicamente sus pedidos y descargarse las acreditaciones de los ya validados por el Departamento Comercial.
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Gestión de visitas
Flujo separado de gestión de las acreditaciones de los visitantes temporales que deben acceder al recinto identificados, para una reunión o gestión de corta duración
Formulario de solicitud multi-dispositivo: formulario de solicitud web adaptado a dispositivos móviles con un stepper claro y ágil.
Workflow de validación dependiendo del departamento visitado: cada departamento podrá tener un formulario específico que asigne automáticamente la solicitud al usuario validador correspondiente, que será responsable de su confirmación o denegación.
Notificaciones por correo configurables: todos los cambios de estado serán notificados tanto al solicitante como al supervisor mediante correos con plantillas HTML configurables.
Gestión de acompañantes: desde el mismo formulario, el solicitante, como responsable de la visita, podrá adjuntar acompañantes que recibirán igualmente su identificación de acceso al recinto de forma individual.
Visitas recurrentes: el solicitante será identificado de forma única por su DNI/NIE/Pasaporte, evitando datos duplicados y permitiendo al mimo recuperar los datos de su última visita en el mismo formulario.
App de identificación: una vez acepada la visita, el solicitante y sus acompañantes recibirán un QR de acceso que podrán mostrarlo desde su correo electrónico o con CredSign© App.
* Funcionalidad prevista en modo beta para el 4 QT de 2025
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Ticketing - Gestión de procesos
Herramienta completa de ticketing para la gestión de cualquier tipo de proceso que tengas que resolver en equipo, integrada en todos los formularios de Smart Credentials©
Apto para cualquier tipo de proceso, ejemplos de uso:
- Departamento de Calidad: gestionar las reclamaciones, consultas o quejas, dando respuesta en el tiempo marcado por la normativa ISO 9001.
- Departamento de Sistemas: atiende las peticiones de soporte técnico de todos los demás departamentos de forma coordinada con el equipo de IT.
- Departamento de Contabilidad: gestiona las solicitudes de alta o baja de activos, como sistema intermedio donde documentar todo antes de incorporarlo a tu ERP.
- Departamento de Mantenimiento: establece un canal de avisos para que cualquier empleado pueda alertar y documentar con su móvil sobre cualquier defecto en el recinto.
Formularios “ifameables” con estilos configurables: para cada tipo de proceso (ticket) podrás generar formularios insertables en un iframe, de forma que el registro de tickets por parte de tus solicitantes anónimos podrás hacerlo directamente en tus webs. También los tendrás por defecto en cualquier formulario de la solución Smart Credentials©.
Establece SLAs de resolución para cada tipo de ticket: alertando cuando se está llegando a la fecha límite marcada por los protocolos internos.
Un buzón de correo para cada tipo de ticket: personalizando todas las comunicaciones al solicitante y usuarios gestores con buzones distintos.
Un HTML para tipo de notificación: personaliza al máximo los correos en formato y contenido para cada acción de cada tipo de ticket.
Pool de usuarios gestores del ticket: establece para cada tipo de ticket el pool de usuarios que deberá resolverlo.
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Reporting
Análisis avanzado. Modelos analíticos y cuadros de mando ad-hoc para el cliente según sus objetivos.
La plataforma dispone de la capacidad estándar de exportación de datos a Excel, existiendo en caso todos los módulos la posibilidad de exportar datos relevantes a un libro Excel. (*)
Para funcionalidades de reporting y análisis avanzado Credoffice© integra la herramienta de Microsoft PowerBI, permitiendo crear modelos analíticos y cuadros de mando ad-hoc para el cliente según sus objetivos.
Para integraciones con sofware de terceros, también existe la posibilidad de usar la API REST específica de cada servicio.
*Será necesario disponer de una licencia de Excel en vigor.
**Queda excluida de esta valoración la licencia por usuario de Microsoft. Dependiendo del volumen de usuarios con acceso independiente a cada dashboard y la estrategia de integración óptima para los datos pedidos será de aplicación un tipo de licencia.
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Venue APP
Nuestra app eleva la gestión de acreditados con una identidad digital segura mediante QR, que simplifica accesos y procesos. Incorpora firma digital avanzada de documentos, comunicación directa a través de un feed de noticias, integración con Google Maps y herramientas de encuestas en tiempo real, ofreciendo a los organizadores control, eficiencia y una experiencia innovadora para cada asistente
Identidad digital en el móvil
Pase digital con QR para validación en cualquier dispositivo de control de accesos y medidas de seguridad visuales que permitirán al equipo de seguridad determinar la validez de un simple vistazo.
El asistente podrá cargar en un mismo dispositivo móvil su acreditación y acompañantes, de gran aplicación cuando el acompañante es un menor.
Feed de noticias e integración con Google maps
Feed de noticias con notificaciones push: feed de noticias a través del cual el asistente podrá conocer las últimas novedades del evento o recinto, y el promotor una potente herramienta de comunicación. A través de la integración con OneSignal, se podrán lanzar notificaciones push instantáneas que potenciarán el engagement de los asistentes.
Integración con Google maps: los asistentes podrán ubicar a la perfección tu evento o recinto
Integración de firma digital
A través de este plugin integrado totalmente en la app, el asistente podrá firmar con toda la seguridad de la normativa eIDAS, los documentos legales que sean de obligado cumplimiento para poder acceder al recinto.
Información de última hora para el asistente
Como organizador podrás publicar el calendario de actividades del evento, permitiendo al asistente estar al día de los cambios organizativos de última hora.
Acceso a la app con diferentes perfiles
Permitiendo dar acceso a diferentes perfiles del evento con las restricciones o tratamiento diferenciado según el perfil.
Multi-idioma
Multi-idioma: orientado al 100% a un público internacional, podrás incorporar aquellos idiomas que sen de aplicación en tu evento.
